La cuenta y ecuación contable

La cuenta:

Se le llama cuentas contables al conjunto de registros donde se detallan de forma cronológica todas las transacciones que ocurren en un ente económico. Estas operaciones se registran en asientos de débito o crédito dependiendo del origen de la transacción. Así por ejemplo, una empresa tendrá una cuenta de efectivo en donde registrará todos los movimientos que involucren dinero en efectivo.

Las organizaciones cuentan con un plan de cuentas que es una lista debidamente codificada o numerada que se da a los valores que posee la empresa, facilita el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad, representa bienes, derechos y obligaciones de los que dispone una empresa. Dichos registros los hacemos a través de los asientos contables, que se basan en la partida doble, la cual se forma por cargos y abonos.

Esquema de la cuenta (o mayor):

Se representa en forma de T mayúscula, lo que equivale a un campo dividido en dos partes por una línea vertical, en procedimientos manuales de registro es en dos folios contiguos de un libro empastado se compone de dos partes: el lado izquierdo que se denomina DEBE y el lado derecho llamado HABER. Con el objetivo de llevar el control sistemático y ordenado de las transacciones económicas de la empresa para que a partir de un conjunto de cuentas se puedan generar los estados financieros.

Los elementos que componen la cuenta son: 

1. En la parte superior el nombre del concepto que se está registrando, titular. 
2. En el lado derecho se especifican las aplicaciones de los recursos, conocido como haber, esto proviene de la anotación que el contador hacía en sus libros cuando efectuaba una compra a crédito o adquiría una obligación de pagar algo. 
3. En el lado izquierdo los orígenes de recursos, también conocido como debe, esto proviene del uso donde surge la contabilidad. 
4. El Saldo es la diferencia entre el debe y el haber. Si la suma de los débitos de una cuenta son mayores que la suma de los créditos, entonces se dice que dicha cuenta tiene un saldo deudor. Si por el contrario el total de los créditos es mayor que los débitos el saldo será acreedor. 

Clasificación de las cuentas:

Cuentas reales o de valores: Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio, se incluyen los Activos, Pasivos y el Capital. Estas tres cuentas son las que se utilizan en el Estado de Situación Financiera y se les llama “cuentas reales” porque permanecen abiertas por más de un período contable conservando sus balances.

Cuentas de valuación: Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan y se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico. Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son: Provisión para cuentas incobrables, Depreciación acumulada, Amortización acumulada.

Cuentas transitorias: Estas se emplean para reflejar operaciones que debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica transitorias, al cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancías en tránsito, Reclamaciones pendientes, Diferencia en caja, entre otros.

Cuentas de orden: Son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente, las de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Estado de Situación Financiera pero no representan activos, pasivos o patrimonio. Es decir, las cuentas de orden se utilizan para reflejar los derechos y obligaciones contingentes y actúan como memorias, reflejando hechos o circunstancias que no tienen incidencia directa en el balance, pero es conveniente reflejar por sus posibles efectos futuros, por ejemplo, avales, valores recibidos en guarda, otorgamiento de fianzas, litigios.Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra.

Cuentas nominales o de valores: Son aquellas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos y las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período determinado. Estas cuentas se usan en el Estado de Resultados y se les llama nominales porque se cierran tras finalizar cada período contable, es decir, que solo se utilizan durante un período de tiempo determinado y luego su balance comenzará en cero.

Tipos de Cuenta:

Las cuentas básicas de la contabilidad son seis:

Cuentas de Activo: Los activos representan todos los bienes y derechos que posee una empresa. Estos pueden ser físicos (tangibles), como el dinero, un terreno, un edificio. Y también pueden ser activos intangibles como la propiedad intelectual, una marca, software, entre otros. Las cuentas de activos son deudoras.

Cuentas de Pasivo: Son todas las obligaciones que tiene un negocio con alguna entidad. Así por ejemplo: si una empresa decide solicitar un préstamo para poder continuar con sus actividades, esta se compromete a pagar dicho préstamo en un tiempo determinado. Esa obligación que tiene el negocio de pagar el préstamo es a lo que se le llama pasivo. Las cuentas de pasivo son acreedoras.

Cuentas de Patrimonio: El capital contable representa las aportaciones de los propios dueños del negocio, las aportaciones que hacen los inversores externos o el propio capital ganado. Al invertir en un negocio los inversores adquieren derecho sobre los activos de una empresa. Las cuentas de patrimonio son acreedoras.

Algunas de las cuentas de capital más usadas son:

Capital Social: que es el monto de dinero que aportan los dueños del negocio.

Ganancias o Pérdidas retenidas (o no distribuidas): las ganancias o pérdidas de una empresa desde el momento de su creación.

Dividendos: el dinero pagado a los accionistas. Estos se consideran como un valor negativo y disminuyen el capital de una empresa.

Cuentas de Ingreso: Los ingresos representan el dinero que entra a una empresa debido a las actividades económicas de la misma. Si una empresa comercial vende mercancías al contado se contabiliza la operación dándole un débito a efectivo (activo) y un crédito a Venta de mercancías (el ingreso). Las cuentas de ingreso son acreedoras.

Cuenta de Costos: Un costo es todo desembolso de dinero que se hace con el objetivo de adquirir un activo que generará beneficios económicos al negocio. Además del precio del activo que se adquiere, también se considera un costo a todo el proceso que conlleva poner dicho activo en funcionamiento. Así por ejemplo, si una empresa decide comprar mercancías, las cuales deben de ser transportadas hasta el local, se deberá de registrar la compra de mercancías como un costo y también el flete (el costo del transporte). Las cuentas de costo son deudoras.

Cuentas de Gastos: Un gasto es un egreso o salida de dinero que está destinado a la distribución de un producto o bien podría ser un desembolso causado por la administración de una empresa. Un gasto financia una actividad específica en beneficio de la empresa, pero se diferencia del costo porque queda consumido al instante. Son ejemplo de gastos: los salarios administrativos, el pago de la energía eléctrica, el pago de la publicidad, entre otros. Las cuentas de gasto son deudoras.

Naturaleza de las Cuentas:

Las cuentas por su naturaleza, pueden ser deudoras o acreedoras. Las cuentas deudoras, son aquellas que aumentan por el debe y disminuyen por el haber, como los activos, costos y gastos. Las cuentas acreedoras son aquellas que aumentan por el haber y disminuyen por el debe, como por ejemplo los pasivos, patrimonio e ingresos.

Teoría de la partida doble:

La Partida doble es un sistema de contabilidad que consiste en registrar por medio de cargos y abonos los aumentos y/o disminuciones o efectos que producen las operaciones en los diferentes elementos de un estado de situación financiera o estado de resultados; manteniéndose sumas iguales entre las partidas de cargo y abono, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el Activo y la suma del Pasivo con el capital.

En Venecia en el siglo XV año de 1494 el fraile Franciscano Luca Paccioli, tuvo la idea de analizar en las cuentas los efectos que producen las operaciones, conservándose siempre la igualdad numérica del balance. Se percató de la necesidad de lograr precisión por lo que ideó la cuenta T (de dos columnas) y aplicó la fórmula antes señalada. La idea fundamental de Luca Paccioli fue lograr que todas las operaciones conduzcan a la formulación de cuentas.

La partida doble se sustenta en una interpretación del Principio Universal de la Causalidad ó “Ley de la Causalidad” (que es la ley que se origina en la Teoría de que a toda causa sigue un efecto).

En consecuencia, con el sistema de Partida Doble, los aumentos y disminuciones que sufren los valores del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos por las operaciones que se efectúan en el ente económico, deben registrarse en las cuentas correspondientes, por medio de CARGOS Y ABONOS, respetando la igualdad numérica, siendo esta la Regla básica contable que nos va a llevar a tener Información Financiera clara, veraz y oportuna.

Los principios fundamentales en que se sustenta la Partida Doble son los siguientes: 

• No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor; 
• El que recibe es deudor y el que entrega es acreedor. Todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita; 
• El total del Debe (débitos) debe ser igual al total del Haber (créditos); 
• En las cuentas se registran partidas de una misma naturaleza. Todo concepto que se debita por una cuenta debe acreditarse por la misma cuenta o viceversa; 
• Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan; 
• Se debitan las cuentas que representan: un aumento del Activo, una disminución del Pasivo y una disminución del Patrimonio Neto (Pérdidas); 
• Se acreditan las cuentas que representan: una disminución del Activo, un aumento del Pasivo y un aumento del Patrimonio Neto (ganancias). 

Ecuación Patrimonial:

La ecuación patrimonial está fundamentada en el método de la partida doble, la cual permite tener un equilibrio en la medida en que lo que se tiene se debe, y es en la ecuación patrimonial donde se comprende la importancia y la esencia de la partida doble.

Es la igualdad matemática representada por el valor del activo por un lado y el valor del pasivo y del capital por el otro. Esta igualdad debe conservarse siempre aunque se efectúen otras operaciones. Matemáticamente, se puede expresar este concepto de la siguiente manera:

Activo = Pasivo + Capital

Pasivo = Activo - Capital

Capital = Activo - Pasivo

Activo - Pasivo - Capital = 0

En principio la ecuación patrimonial señala que el activo es igual al patrimonio, pero cuando surge el pasivo la ecuación se convierte en activo = pasivo + patrimonio. La ecuación tiene tres variables o elementos que a continuación se explican:

Los bienes y derechos de la empresa

Las deudas de la empresa con terceros

Las deudas de la empresa con los socios

Las anteriores variables son dinámicas teniendo en cuenta que como resultado de las operaciones económicas de la empresa, estas tres variables pueden cambiar. Una empresa para poder operar requiere de unos activos y de un capital que permita operar dichos activos. Así que para poder adquirir esos activos, debe la empresa necesariamente recurrir a una financiación, puesto que según los principios de la partida doble, los recursos no se pueden crear por si mismos sino que deben provenir de otra fuente, que en este caso es la otra parte. Una parte es la empresa y la otra parte es quien financia la empresa, puesto que sola no puede operar sino con los recursos que le provea la otra parte, la contrapartida.

Siendo así, la empresa puede recurrir a dos tipos de financiación para obtener los recursos para sus activos y su capital necesarios para operar. En primer lugar, la financiación proviene de los socios, accionistas o dueños de la empresa. Aquí entonces la ecuación patrimonial más primitiva: Activo = Patrimonio. Activos son los bienes y el capital de trabajo de la empresa y patrimonio son los recursos pertenecientes a los socios, accionistas o dueños que le suministraron a la empresa para la adquisición de esos activos y del capital de trabajo.

Pero, ¿qué sucede cuando los socios, accionistas o dueños de la empresa no cuentan con los recursos necesarios para financiar todos los activos y el capital de trabajo que requiere la empresa para operar? Es aquí donde hace aparición la otra variable de la ecuación patrimonial que es el pasivo.

Cuando los socios no disponen de los recursos que su empresa requiere, se hace necesario recurrir a terceros para su financiación, y son estas obligaciones adquiridas con esos terceros lo que se denomina pasivo, con lo cual se completa la ecuación patrimonial: Los activos son financiados en un 100%; una parte por los dueños (Patrimonio) y la parte restante por terceros (Pasivo).

Bibliografía

Concepto de partida doble en contabilidad. Disponible en: https://www.gestiopolis.com/concepto-de-partida-doble-en-contabilidad/

Cuenta (Contabilidad). Disponible en: https://www.ecured.cu/Cuenta_(Contabilidad)

Cuentas contables, clasificación, concepto y descripción. Disponible en: https://www.gestiopolis.com/cuentas-contables-clasificacion-concepto-y-descripcion/

Ecuación Patrimonial. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos78/ecuacion-patrimonial-simple-ampliada/ecuacion-patrimonial-simple-ampliada.shtml#ixzz4x1TOg7bQ

Ecuación patrimonial. Disponible en: https://www.gerencie.com/ecuacion-patrimonial.html

Las cuentas contables y su clasificación. Disponible en: http://elcontador.net/las-cuentas-contables-clasificacion/

Principios de Partida Doble. Disponible en: http://contenidosdigitales.ulp.edu.ar/exe/sistemadeinfo_cont/principios_de_partida_doble.html